Le 6 Fasi del processo manageriale che vogliamo proporre saranno sviluppate in altrettanti articoli. Essi permetteranno di attivare una riflessione profonda e duratura su ogni singolo step che concorre al raggiungimento dell’Efficacia Manageriale. In questo primo contributo desidero soffermarmi sulla prima fase, un momento cruciale, delicato e importante del processo manageriale: l’Approccio al Collaboratore.

Pretendere dai propri collaboratori entusiasmo, energia, proattività senza occuparsi di creare delle condizioni di collaborazione dinamiche e stimolanti, genera sul lungo tempo frustrazione e insoddisfazione nel singolo e di riflesso su tutta la squadra. L’esortazione a prestazioni efficaci per il raggiungimento dei risultati attesi, trae slancio da un contesto sociale e professionale in cui le relazioni sono presidiate. In particolare quando il capo si occupa di garantire sia le componenti hard del suo ruolo che le componenti soft.

Lo scenario critico e complesso del mercato e gli ultimi anni vissuti in una dimensione di incertezza a causa della pandemia, sono ancora presenti per le ricadute economiche, politiche e di instabilità sociale. Esse suggeriscono una maggiore attenzione verso la capacità di incidere sulla relazione con i Clienti e di conseguenza con i propri collaboratori.
Anche le aspettative dei collaboratori stanno cambiando; richiedono attenzioni che, pur avendo avuto sempre avuto un peso specifico importante, ora diventano particolarmente strategiche per garantire prestazioni efficaci.
Solo così sarà possibile poter gestire, con efficacia ed efficienza, un singolo collaboratore e tutto il team di lavoro.

Prima di proseguire, ritengo importante dichiarare che tutto il processo che andremo a condividere è da considerarsi particolarmente suggerito in alcune situazioni complesse oppure in occasione di attività non di routine, nuove o non abituali.
In tutte le altre va benissimo il tuo metodo, perché è quello che ti ha consentito di avere i tuoi buoni risultati sino ad oggi.
Quando invece ritieni che potresti avere una difficoltà ad essere efficace, ecco una possibile soluzione per te. Un modo per contribuire a rendere efficace la prestazione del collaboratore, ma anche l’occasione per il Capo di dimostrare la propria competenza manageriale.

Come descritto nell’articolo Il percorso del collaboratore e le sue 6 fasi partiamo dal considerare quelle che sono le fasi del processo del collaboratore. Partiamo dall’ipotesi, in modo generico, che i collaboratori possano iniziare una giornata di lavoro ognuno con aspettative differenti. Soddisfare aspettative di apprendimento, dimostrare competenze e capacità, puntare la raggiungimento di obiettivi, completare attività rimaste inevase, trascorrere una giornata senza troppo stress, etc. Oppure con stati d’animo molto eterogenei (influenzati dalla propria vita personale, da una serata andata molto bene oppure molto negativa, da incidenti di poco conto come aver perso il tram per arrivare al lavoro, …) o condizionati dal rapporto quotidiano con i propri colleghi (o con il proprio capo?).

Ognuno di questi fattori potrebbe, in qualche modo, influenzare la sua prestazione e generare ricadute sulle dinamiche del team di lavoro. Per questo motivo diventa strategico occuparsene prima che sia troppo tardi. Sono convinto che il tempo che occorre per prevenire situazioni poco efficaci, possa essere meno del tempo che occorrerebbe per recuperare situazioni critiche. Magari come conseguenza di un approccio approssimativo (da parte del capo, da parte del collaboratore se non addirittura da entrambi).

Per motivare il mio punto di vista su questa delicata dimensione relazionale e volendo mantenere il parallelo con il processo di vendita e con quanto utilizzato nell’articolo all’interno della pagina Efficacia nella Vendita  riprendo il contributo di Will Smith, in uno spezzone di un suo film, Hitch.
E’ un film che parla della relazione uomo-donna, dove il protagonista è un consulente che si propone di aiutare i suoi Clienti a raggiungere risultati soddisfacenti. Come consulente non garantisce il risultato, ma si adopera per creare le condizioni affinché si concretizzi l’aspettativa. Come dimostrerà il film, nella realtà, tra il dire e il fare… soprattutto nelle relazioni affettive, c’è un mondo da scoprire. Come nella relazione con i collaboratori!!

Pensando alla realtà manageriale, la metafora mi serve per fare un parallelo tra le prime fasi di una relazione affettiva, con quelle che potrebbero caratterizzare le dinamiche relazionali con i collaboratori. Il film si apre affrontando il tema del desiderio non dichiarato, non esplicitato, ma che è alla ricerca di qualcosa che lo sveli, lo faccia emergere.

Nessuna donna si alza al mattino dicendo…, così come, probabilmente, nessun collaboratore si alza al mattino dicendo: andiamo a fare tutto quello che mi chiederanno di fare. È molto probabile che ci sia la buona intenzione di fare bene e che il Capo possa creare le condizioni per favorirne la messa in pratica, sollecitando l’interesse del collaboratore.

Ogni Collaboratore cerca un’opportunità per soddisfare le proprie aspirazioni.
Ogni Capo ha l’opportunità di facilitare le condizioni perché questo accada.

Occorre, quindi, creare le condizioni perché queste due istanze si incontrino. La componente non verbale della comunicazione diventa uno strumento chiave per il Capo.

E quale sarà la mossa efficace? Nel film l’occasione è generata da uno stratagemma: simulare il salvataggio del cane. Ovviamente non potrebbe mai essere sufficiente se a questa situazione non facesse seguito la possibilità di approfondire altri elementi, quali la sostanza e il contenuto che la persona porta con sé.

Ma la possibilità di entrare in contatto va sollecitata!!!
Come si possono aumentare le possibilità? Essere consapevoli del proprio ruolo è un primo elemento da tenere in considerazione. Il Capo consapevole dice: Io sono qui per generare prestazioni efficaci da parte dei miei collaboratori, per aumentare il loro ingaggio, per orientare le energie al raggiungimento dei risultati attesi. I capi esistono proprio per questo… anche se a volte vengono distratti da altre attività che rischiano di prendere il sopravvento!!!
Nella fase Approccio al Collaboratore cosa si può fare per creare nuove opportunità per aumentare la soddisfazione dei suoi collaboratori e del capo?

Un passaggio fondamentale in questa fase è l’acquisizione di competenze specifiche da mettere in campo. La conoscenza dei propri processi relazionali e dell’uso del proprio non verbale. Lo sviluppo delle proprie capacità di ascolto/osservazione e di nuove tecniche di comunicazione. Sono competenze che permettono di generare nuove possibilità di far accadere qualcosa di non previsto, non automatico, nel rapporto con i Collaboratori. Permette di far diventare quella del “primo contatto” un’occasione unica per aprire la strada ad infinite possibilità.

Il Capo consapevole del proprio ruolo, ha chiaro il suo obiettivo in questa prima fase:

• Far sentire il Collaboratore protagonista
• Valorizzare il suo contributo rispetto al Team

Come potrebbe raggiungere questi obiettivi?

• Salutando quando arriva e valutando l’opportunità di dedicare qualche minuto ad aspetti personali.
• Rivolgendo lo sguardo nei confronti del Collaboratore, osservando lo stato d’animo e proponendo una prossemica “empatica” con una distanza coerente.

… e parafrasando Will Smith, alcune regole fondamentali: non importa quando, non importa cosa, non importa chi, ogni capo ha l’opportunità di aumentare la propria Efficacia Manageriale con un Approccio attento verso il Collaboratore così da favorire una prestazione efficace. Gli serve solo la convinzione di poterlo far accadere e gli strumenti per farlo efficacemente.

A quel punto, avendo creato una buona relazione, può attivarsi per passare alla fase successiva: Esplorazione.