Qual è il modo per migliorare le prestazioni dei collaboratori, incidendo sia in termini di efficacia che di efficienza? Siamo convinti che una buona risposta a questa domanda potrebbe essere quella di Esplorare Passioni e Interessi con Consapevolezza, ovvero indagare peculiarità professionali e personali del collaboratore.

Pretendere dai propri collaboratori entusiasmo, energia, proattività senza occuparsi di creare delle condizioni di collaborazione dinamiche e stimolanti, genera sul lungo tempo frustrazione e insoddisfazione nel singolo e di riflesso su tutta la squadra. L’esortazione a prestazioni efficaci per il raggiungimento dei risultati attesi, trae slancio da un contesto sociale e professionale in cui le relazioni sono presidiate. In particolare quando il capo si occupa di gestire al meglio sia le componenti hard del suo ruolo che le componenti soft.

Lo scenario critico e complesso del mercato e gli ultimi anni vissuti in una dimensione di incertezza a causa della pandemia, ancora presenti anche per le evoluzioni economiche, politiche e di instabilità sociale, suggeriscono una maggiore attenzione verso la capacità di incidere sulla relazione con i Clienti. E di conseguenza con i propri collaboratori. Anche le aspettative dei collaboratori stanno cambiando, richiedono attenzioni che, pur avendo avuto sempre avuto un peso specifico importante, ora diventano particolarmente strategiche per garantire prestazioni efficaci.
Solo così sarà possibile poter gestire con efficacia ed efficienza un singolo collaboratore e tutto il team di lavoro.

Prima di proseguire ritengo importante dichiarare che tutto il processo che andremo a condividere è da considerarsi particolarmente suggerito in alcune situazioni complesse oppure in occasione di attività non di routine, nuove o non abituali.
In tutte le altre va benissimo il tuo metodo perché è quello che ti ha consentito di avere i tuoi buoni risultati sino ad oggi.
Quando invece pensi di avere difficoltà ad essere efficace, senti che potrebbe esserci una difficoltà, ecco una possibile soluzione per te. Un modo per contribuire a rendere efficace la prestazione del collaboratore. È anche l’occasione per il Capo di dimostrare la propria competenza manageriale.

Utilizzando in sequenza le fasi dell’efficacia manageriale, dopo un buon approccio, occorre attivare un’importante riflessione su ciò che contribuisce a rendere efficace la prestazione del Collaboratore. Quali sono le risorse tecniche e relazionali che potrà mettere in gioco? Come potrebbe affrontare l’attività che voglio assegnargli? Con quale stato d’animo potrebbe viverla?

Il collaboratore potrebbe essere motivato e ingaggiato di suo, oppure avere un approccio con il lavoro più faticoso e a volte distratto. Il Capo può fare la differenza con un’esplorazione che abbia come obiettivo capire meglio come poter aiutare il collaboratore a fare la differenza, per contribuire in modo efficace. È in questo modo che può recuperare le profonde motivazioni che portano il collaboratore a fare del suo meglio e agire comportamenti coerenti con gli obiettivi concordati.

Le domande serviranno a capire ciò che non è così evidente, a far esplicitare aspettative e convinzioni, e alimenteranno una relazione più potente (un vero e proprio legame) trasferendo un messaggio di attenzione e presa in carico. Ma non basta fare riferimento all’importanza delle domande.
Diventa strategico fare domande aperte. Quelle domande che iniziano con cosa – come – quale (le tre parole di riferimento. Per esempio – Cosa ne pensi? – Come faresti? – Quale ipotesi di soluzione hai?) e che aiutano a traguardare l’obiettivo di recuperare più informazioni.
Al contrario delle domande chiuse, che iniziano con un verbo (Per esempio – Hai idee? – Sai farlo? – Non hai soluzioni?)  e che hanno l’obiettivo di verificare qualcosa e orientare il confronto.

Le domande aperte offrono al capo l’opportunità di ascoltare in modo approfondito ciò che il collaboratore gli dirà, che molto spesso avrà un valore maggiore rispetto alla semplice verifica di ciò che poteva sentirsi dire con una domanda chiusa.

Proseguendo il parallelo con il processo di Vendita e con quanto espresso nell’articolo dedicato all’Analisi delle esigenze del cliente, all’interno della pagina Efficacia nella vendita, per attivare una riflessione su questa fase del processo manageriale, per me fondamentale, ripropongo il contributo di Julia Roberts e Hugh Grant, in uno spezzone del loro famoso film Notting Hill.

Il film inizia con un incontro occasionale tra una star (Julia Roberts, che interpreta il ruolo di un’attrice famosa) e il proprietario (Hugh Grant) di una libreria a Notting Hill, il quartiere di Londra più cool del momento. Nella scena proposta, Grant rovescia un bicchiere di spremuta d’arancia addosso alla superstar. Dopo averla invitata a casa sua per cambiarsi e volendole offrire qualcosa, comincia a farle una serie infinita di domande (chiuse) alle quali lei risponde sempre con un NO. Compresa quella finale: “Risponde sempre di no a tutte le domande?” NO!!

Nella dinamica di rapporto con un collaboratore può capitare di trovarsi in una situazione di questo tipo… il Capo continua a fare domande chiuse: Hai mai fatto questa cosa? Sai di che sto parlando? Mi sono spiegato? E a volte, lo sforzo in più che si fa è quello di porre domande alternative: Sai fare così oppure in quest’altro modo?

In molti casi, questo tipo di domande risulta poco efficace e non consente di capire bene il punto di vista del collaboratore. L’esplorazione con il collaboratore non dovrebbe trasformarsi in un interrogatorio celato, ma occorre porsi un obiettivo più elevato: Come posso attivare interesse e partecipazione? Quale aspetto di quest’attività per lui potrebbe essere più stimolante? Come posso aiutarlo ad essere efficace?
Per raggiungere questi obiettivi occorre raccogliere quelle informazioni che il collaboratore porta con sé. Le domande aperte sono lo strumento strategico che consente di comprendere cosa pensa e quali sono le sue aspettative.

Il Capo coglie l’importanza di questa fase, esplorando il vissuto del collaboratore in quel preciso momento, con l’obiettivo di connettere il bisogno organizzativo di realizzare un’attività con il bisogno personale e professionale del collaboratore. Il modo più efficace è un uso consapevole delle domande e in particolare aumentando il numero di domande aperte. In questo modo si potrà sperimentare il piacere dell’incertezza, considerando che una domanda aperta può fornire molte informazioni in più di una chiusa.
Come? Stando dalla parte del collaboratore, accettando il possibile dispiacere di risposte che non sempre sono come le si vorrebbe. Sapendo che da queste informazioni potrebbero emergere connessioni per una proposta efficace, da fare in seguito. E le risposte consentiranno anche una più equilibrata gestione delle obiezioni.

Troppe domande chiuse o alternative producono la conseguenza di disorientare anche chi le fa, producendo un effetto in stile interrogatorio. Lo stesso Grant per aumentare le opportunità con la sua ospite, propone molte domande alternative. “Le va una tazza di te, prima di andarsene? Caffè? …. Sino a proporle “albicocche dentro al miele!  Perché le fanno nessuno lo sa! Smettono di sapere di albicocca e prendono il sapore del miele. Se uno vuole il miele va a comprarsi il miele. Invece … albicocche!! Ma comunque eccole qui“,  come un capo che banalizza l’attività da realizzare, pur di trovare una connessione con il suo collaboratore.
È in questo modo che aumenta la frustrazione di chi ha deciso di fare un’esplorazione con il collaboratore, senza aver chiaro come farla.

Un Capo consapevole del proprio ruolo ha chiaro il suo obiettivo in questa seconda fase:

• Conoscere la situazione in un preciso momento e le possibili implicazioni che può avere
• Esplorare le competenze e conoscenze del collaboratore

Come potrebbe raggiungere questi obiettivi?

• Introducendo l’argomento/attività guardandolo negli occhi
• Attivando un confronto per capire/approfondire quanto conosce dell’argomento o attività, possibilmente utilizzando domande aperte con COSA / COME /QUALE: “Cosa conosci di questo argomento?” – “Come lo hai realizzato l’ultima volta? – Quale strumento hai utilizzato? …”
• Ponendo attenzione ai messaggi para verbali e non verbali
• Concludendo, se necessario, l’esplorazione con una domanda riepilogativa ”Se ho ben capito …”

Occorre recuperare consapevolezza sul proprio ruolo, consolidare le conoscenze sulle tecniche di domanda e allenare la capacità di fare domande efficaci. Soprattutto è fondamentale allenarsi facendo a se stessi domande efficaci, con un’efficace auto-esplorazione. Una buona domanda da cui partire potrebbe essere: “che cosa voglio ottenere da questa situazione?”

Ma forse questo è … chiedere troppo.