Il briefing quotidiano è una breve riunione che viene organizzata per fare il punto di una situazione su uno o più aspetti della gestione di uno store (ma non solo), per affrontare un problema o disegnare le linee guida di un progetto.

Come altri termini di derivazione anglosassone anche “briefing” è entrata nell’uso comune della lingua italiana. Il termine “briefing” deriva dall’inglese “to brief” che vuol dire “informare, dare istruzioni”, ma significa anche “riassumere”.
Croce e delizia di ogni Store Manager che deve riuscire a trasformare una routine, che rischia di diventare rituale, in un momento di incontro veramente costruttivo. Un obiettivo non sempre facile con il trascorrere dei giorni, delle settimane, dei mesi e degli anni. Quindi come fare? Una mattina ho avuto un’ispirazione, che vi racconterò in questo articolo.

Come poter rendere attuale il Briefing Quotidiano?

Come faccio a far diventare un appuntamento che viene dato per scontato come un momento di valore?

Le domande mi risuonano nella mente, senza essere capace di trovare una loro collocazione né delle idee. Brancolo nel buio. L’ormai consueta lettura dei dati, durante il briefing, capisco essere limitata come proposta, e mi accorgo che il briefing quotidiano viene vissuto con un po’ di distacco e disinteresse. “Come posso renderlo più incisivo?”

La ventola del pc inizia a ronzare ed improvvisamente sento in lontananza le prime note della sigla di Beautiful che mi catapulta nella mia adolescenza. Mi ritrovo a domandarmi da quanto tempo Beautiful rappresenta un appuntamento quotidiano, e per quante persone è un incontro atteso? Procedo ad una rapida ricerca su google e scopro che:

  • Beautiful è Soap Opera Statunitense per la CBS, che va in onda dal 23 marzo 1987 
  • È arrivata 33° Stagione 599 Puntate della durata 19 USA / 15 ITA minuti
  • Viene trasmessa in circa 100 paesi, è la più seguita in tutto il mondo
  • Dal 2020 anche la più seguita negli USA, spodestando dopo 32 anni Febbre d’amore
  • Dopo 31 anni di onorata messa in onda, è ancora la soap opera più vista in Italia,
  • 900.000 telespettatori in Italia e uno share intorno al 17% – 18% a puntata. 

Ci sono! I numeri del successo di Beautiful mi possono aiutare a capire come rendere più ingaggiante i miei briefing quotidiani. Anche le puntate di beautiful sono un appuntamento quotidiano di 15 minuti circa, con più o meno le stesse cose di cui parlare in un contesto circoscritto e vengono “trasmessi” in sequenza e allo stesso orario.
Caspita, i punti di contatto tra la soap opera e i briefing quotidiani, sono moltissimi.  Chi lo avrebbe mai detto.

Sento di essere sulla buona strada, ma ancora non ho delineato l’idea.

Che cosa c’entra Beautiful con il Briefing Quotidiano di Store?

Propongo di associare il ragionamento introdotto anche al mondo della comunicazione. Pensare alle componenti della comunicazione e al loro uso, competenza chiave per uno Store Seller efficace.
Mi riferisco alla componente Non Verbale e Para Verbale della comunicazione. Spesso vengono considerate un accessorio di poca importanza a ciò che è ritenuto sostanziale: le parole.

Per chiarirmi le idee, decido di partire da una riflessione sulla progettazione dei 15 minuti medi per puntata, ed individuo, che mediamente le puntate iniziano con un paio di minuti iniziali di riepilogo, per poi proseguire con 10 minuti di sviluppo su novità narrative, che rappresentano il cuore della puntata e altri 2 minuti di conclusione.

Così facendo individuo, la struttura dei miei briefing quotidiani, ossia:
2 minuti di Riepilogo Iniziale
10 minuti di Sviluppo
2 minuti di Conclusione.
Per un totale di 14 minuti massimo, valuto che per le mie necessità, 14 minuti medi per un briefing può rappresentare un tempo adeguato.

Ma cosa spinge 2.900.000 persone a collegarsi quotidianamente?

Riflettendo, Beautiful pur avendo una storia e dei contenuti che si ripetono, una delle cose che spinge a volerla vedere sono i colpi di scena, le novità, o il vedere come va a finire quella specifica situazione.
Eureka! Ecco cosa devo fare: diventare la sceneggiatrice dei miei briefing quotidiani.

Per far venire voglia di partecipare in modo contributivo, devo puntare sui colpi di scena su notizie e progetti che non conoscono, sulle novità. Qualche volta posso anche tornare a qualche momento del passato per verificare come si sono sviluppate le situazioni oppure per valorizzare il lavoro fatto.
Garantire una continuità sulle informazioni date, raccontare come va a finire quella specifica situazione e perché no? Condividere all’interno del team, esperienze di successo.

Ecco che il briefing in vendita, può diventare l’occasione dove alimentare energia e ingaggio, individuale e di gruppo, vivendoli in modo condiviso.

Mi sento di essere sulla buona strada, la direzione è questa. Uscire dalla dimensione dello scontato e dell’automatismo per intraprendere la via della narrazione e della valorizzazione delle tante attività che implementiamo in Store, insomma, dare visibilità a ciò che accade dentro e fuori dal negozio sotto la mia direzione.
I briefing fatti perché devono essere fatti, con la sola “recita” dei risultati, hanno ormai i minuti contati.

Ma come dare ordine alle mie idee?

Inizio ad armeggiare con un’ipotesi di programmazione di briefing come se dovessi scrivere la sceneggiatura di una soap opera. Ma come fanno gli sceneggiatori a progettare?
La mia ispirazione è inesauribile ormai e provo a immaginare di prendere in considerazione un arco temporale più ampio rispetto all’estemporaneità della quotidianità. Capisco che un mio limite era quello di pensare al briefing quotidiano come una scocciatura e di occuparmene a ridosso dell’appuntamento, senza un pensiero precedente e soprattutto senza riflettere su quello che voglio ottenere.

Mi sento ormai ad una svolta!

Provo ad ipotizzare un’alternanza all’interno della settimana e del mese. I principali argomenti individuati, scegliendoli tra quelli maggiormente trattati nell’ultimo trimestre.

Mi do la regola di programmarli mensilmente, anche coerentemente con il momento commerciale, preparando in anticipo il singolo incontro, variando i temi e gli argomenti da trattare.
Attivando più attori, collaboratori e/o colleghi, per il suo svolgimento, creando le condizioni per verificare le azioni concordate tra un briefing e l’altro, senza dimenticare di verificare con richieste di feedback come vengono percepiti.
Così arrivo alla rappresentazione grafica da condividere con il mio Team:

Conclusioni

La storia di successo di Beautiful mi ha insegnato che anche un appuntamento ripetuto quotidianamente e quindi apparentemente scontato e noioso può diventare strategico.
Mi ha aiutata a trovare le risposte alle mie domande iniziali, aggiungendo altre considerazioni strategiche e coerenti con il mio ruolo di Store Manager.

Il briefing quotidiano di Store ha senso farlo per:

  • Condividere informazioni da usare con i Clienti
  • Alimentare energia e ingaggio, individuale e di gruppo, in modo condiviso
  • Conoscere aspetti di organizzazione interna di funzionamento
  • Capire come contribuire ai risultati dello store e come farlo (anche su aspetti organizzativi, procedurali)
  • Cogliere opportunità per fare domande (anche operative)
  • Conoscere il punto di vista di collaboratori
  • Vivere un momento di animazione interna (dietro il palco, tra di noi)
  • Farmi sentire parte di una dimensione grande (senso di appartenenza)

Beautifull è stata la mia musa ispiratrice. Probabilmente tu avrai la tua serie preferita che ripropone la stessa sollecitazione. Quali sono gli spunti che potresti prendere per te? Quali idee puoi raccogliere dai tuoi collaboratori chiedendo a loro: Cosa ti aspetti dal briefing?